Arbetsgivardeklaration på individnivå

Den 1 januari 2019 trädde nya bestämmelser om arbetsgivardeklarationer på individnivå i kraft. Ändringen har medfört vissa konsekvensförändringar i de fall arbetsgivaren önskar korrigera preliminärt beräknad lön eller återkräva för mycket utbetald lön och därtill kopplade avdrag för skatt. Dessa konsekvensförändringar beskrivs nedan.

På Skatteverkets webbsida kan man läsa följande angående denna förändring.
Från och med januari 2019 gäller nya regler för arbetsgivare som ska lämna arbetsgivardeklaration. De nya reglerna innebär att du ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag för varje betalningsmottagare varje månad. Första gången du ska redovisa på det nya sättet är i februari 2019, alltså när du redovisar ersättningar som du har betalat ut i januari.

De nya reglerna innebär en förändring av vad du ska redovisa i arbetsgivardeklarationen. Skillnaden är att du ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag per betalningsmottagare varje månad. Det innebär att du inte ska lämna dessa uppgifter i den årliga kontrolluppgiften från och med inkomstår 2019.

Varje månad blir ett avslut i sig, och det blir därför ännu viktigare att varje redovisningsperiod är rätt från början.

Du som arbetsgivare kan inte ändra redovisad och inbetald avdragen skatt och få tillbaka detta belopp från Skatteverket. Den avdragna skatten tillhör betalningsmottagaren. I och med att redovisning har skett till Skatteverket kan arbetsgivaren inte längre förfoga över skatteavdraget.

A) Korrigering av preliminärt beräknad lön

För mycket utbetald lön månad 1 kan korrigeras månad 2, om det felaktigt utbetalade beloppet avser t.ex. frånvaro efter brytpunkt för lönekörningen (som brukar vara runt den 12:e varje månad). En förutsättning för att korrigering av preliminärt beräknad lön ska få ske är att korrigeringen görs i nära tidssamband med utbetalningsmånaden, senast 1- 3 månader efter utbetalningsmånaden.

Är villkoren för korrigering av preliminärt beräknad lön uppfyllda kan arbetsgivaren ensidigt förfara på detta sätt.

Exempel

Alf har en månadslön på 30 000 kr. Vid löneutbetalningen i mars får Alf full lön trots att han var frånvarande för att vårda sjukt barn den sista veckan i månaden (frånvaron motsvarar ett avdrag om 6 000 kr). Eftersom lönen är preliminärt beräknad önskar arbetsgivaren verkställa avdraget i samband med löneutbetalningen i april.

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i mars ska lön redovisas med 30 000 kr. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 30 000 kr.

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i april ska lönen redovisas med 24 000 kr. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 24 000 kr.

B) Frivillig korrigering av felaktigt utbetald lön

Om en arbetsgivare felaktigt betalat ut för mycket lön eller ersättning och därmed gjort avdrag för skatt på beloppen för en arbetstagare (för mycket inbetald skatteersättning enligt Skatteverkets begrepp) kan arbetsgivaren träffa en frivillig överenskommelse med arbetstagaren om korrigering av det felaktigt utbetalda beloppet.

Arbetsgivaren kan då korrigera den för mycket inbetalda skatteersättningen genom att minska en eller flera senare månaders löneutbetalningar och som följd även minska en eller flera senare månaders inbetalningar av skatt till Skatteverket.
Detta förfaringssätt förutsätter att arbetstagaren är kvar i tjänst eller har innestående lönefordringar mot vilken korrigering kan göras.

C) Återkrav av för mycket utbetald lön samt inbetald skatt

Om en arbetsgivare inte kan träffa en överenskommelse med arbetstagaren eller arbetstagaren har slutat sin anställning och inga innestående lönefordringar finns gentemot den tidigare arbetstagaren måste arbetsgivaren förfara på följande sätt:
Arbetsgivaren måste då kräva tillbaka den för mycket utbetalda lönen samt den för mycket inbetalda skatteersättningen direkt från arbetstagaren eller den tidigare arbetstagaren genom sedvanliga rättsliga åtgärder via kronofogde samt därefter eventuell domstol och exekutiva åtgärder.
Skatteverket betalar alltså inte tillbaka något belopp till arbetsgivaren. Istället är det arbetstagaren som får tillbaka för mycket inbetald skatt från Skatteverket året efter (efter deklaration och beslut om slutlig skatt).

Om arbetstagaren är medlem i en facklig organisation måste arbetsgivaren dessförinnan ha fullgjort sin förhandlingsskyldighet både lokalt och centralt enligt huvudavtalet.
Grunden för arbetsgivarens rätt att kräva tillbaka är att arbetsgivaren har betalat ut för mycket lön och därmed gjort avdrag med ett för stort belopp avseende skatt, och det beloppet har arbetsgivaren rätt att få tillbaka.

Condictio indebiti

Det händer ibland att en arbetsgivare av misstag betalar ut för hög lön eller ersättning till en arbetstagare. Av rättspraxis följer dock att arbetstagaren kan vara fri från återbetalningsskyldighet, om han/hon i god tro uppburit och förbrukat den felaktigt utbetalda lönen (s.k. condictio indebiti). Om en arbetstagare bestrider återbetalningsskyldighet är det viktigt att arbetsgivaren skyndsamt prövar de skäl som arbetstagaren åberopar för att bedöma om god tro kan vara för handen.
När det handlar om för mycket inbetald skatteersättning bör påpekas att rättsinstitutet "condictio indebiti" inte är tillämpligt, dvs arbetstagaren kan inte hävda så kallad god tro avseende den för mycket inbetalda skatteersättningen. Detta då arbetstagaren aldrig mottagit och förbrukat den felaktigt inbetalda skatten, den finns bara synlig på arbetstagarens skattekonto hos Skatteverket. 

Jämkning möjligt

Enligt Skatteverkets information kan arbetstagare som behöver återbetala felaktigt inbetald skatt till arbetsgivare, begära jämkning från Skatteverket.