Vässat årshjul sätter snurr på processen

Artikel ut Print and Packaging nr 1 2019

Systematiskt arbetsmiljöarbete – vad är det egentligen? Och framför allt: hur lyckas man få ihop alla delar på ett bra sätt? Det årshjul som tagits fram av partssamverkande Grafiska Miljörådet har som mål att göra det enkelt och smidigt att få koll på sitt arbetsmiljöarbete.

– Det kan vara en sån enkel sak som att man sätter ett datum för, och avsätter tid till, någon arbetsmiljöfrämjande aktivitet. Årshjulet är framför allt ett bra sätt att strukturera, konkretisera och planera sitt arbete, säger Rickard Lindberg, arbetsmiljöansvarig på Grafiska Företagen och den på organisationen som ansvarat för arbetet i Grafiska Miljörådet (GMR).

I rådet sitter representanter för Grafiska Företagen, GS-facket, Unionen, Sveriges Ingenjörer samt Ledarna. En av de uppgifter rådet har är att informera externt om det arbetsmiljöarbete som bedrivs i branschen.
– Jag tycker att det är viktigt att påpeka detta om årshjulet, att det är partsgemensamt. Detta är något vi har enats om tillsammans att det är bra, det är accepterat av både arbetsgivare och arbetstagare, säger Rickard Lindberg.
Detta är också skälet till att informationen om årshjulet ligger fritt tillgängligt via Grafiska Företagens hemsida, Grafiska.se – det ska vara enkelt för alla med behovet att ladda ner och använda produkten.

Årshjulet ska underlätta det arbetsmiljöarbete som krävs av alla arbetsgivare med ett visst antal anställda idag, det så kallade systematiska arbetsmiljöarbetet eller SAM. Vad det omfattar anges i föreskriften AFS 2001:1, men övergripande handlar det om att systematiskt undersöka och förbättra sin arbetsmiljö för att förhindra ohälsa och olycksfall. Årshjulet ska underlätta detta arbete genom att strukturera och avsätta tid.
– Årshjulet vilar på hörnstenarna undersökning, bedömning, åtgärder och kontroll. Det är ett effektivt och enkelt verktyg för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ibland lägger företagen ner mer resurser än de behöver på det här arbetet, utan att för den skull nå målen. Hjulet kan hjälpa en tillrätta med det, säger Rickard Lindberg.

Men att verktyg ibland blir liggande i verktygslådan är något alla som någon gång fyndat på byggvaruhusets readagar nog känner igen. Hur gör man då för att faktiskt komma igång – vart ska man börja?
– Vi har plockat fram fem åtgärder som vi säger är en start, ett bra mål för det första året. De åtgärderna är policies, riskbedömningar, skyddsronder, medarbetarsamtal och uppföljning, säger Rickard Lindberg.

I en tidigare version av årshjulet har många missuppfattat beskrivningen och försökt att få med alla de aktiviteter som föreslagits i materialet, vilket lätt blir överväldigande. I den nya version som nu finns tillgänglig och som överenskommits av de olika parterna, framgår det tydligare att företaget ska välja aktiviteter som är rätt för just det företaget.
Men även den fempunktslista Rickard Lindberg nämner väcker frågor. Policies, till exempel – är det inte svårt att sätta sådana redan det första året?
– Jo, den risken finns absolut. Många gånger vill man få med allt och det blir för omfattande. Tricket – och det svåra att lyckas med – är att göra enkla policies som är möjliga att leva upp till.
En annan fråga: finns inte risken att policies bara blir läpparnas bekännelse?

– Om du köper en färdig pärm av någon tror jag att det lätt blir det. Därför är det viktigt vem som tar fram en policy. Om en ledningsgrupp sätter ihop policyn eller undertecknar den och presenterar den för medarbetarna, då tror jag att den kan få genomslag. Är ledningsgruppen övertygad kan det ge effekt.

Andra gånger är det kanske just bristen på högtidlighet som skapar framgång i arbetet. Medarbetarsamtalet, till exempel, behöver inte vara något som bara görs i någotsånär anslutning till löneavstämning.
– Jag tycker att regelverkets krav på en gång årligen är bra för ett strukturerat medarbetarsamtal, men att man däremellan ska se till att ha en löpande dialog med var och en av sina medarbetare. Man kan helt enkelt ta en kaffe med en medarbetare då och då och fråga hur det är. Då ökar chansen att fånga upp frågor om stress, fotbollsträningar, humör, familjefriden och andra psykosociala frågor tidigt. Det är viktigt för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, säger Rickard Lindberg.

Årshjulet vänder sig i första hand till de lite mindre företagen som inte har samma resurser som de stora. För vissa företag räcker det med ett enda årshjul för hela företaget, för andra är det mer lämpligt med flera olika årshjul för olika avdelningar.
Hur man jobbar med årshjulet varierar, men ett tips Rickard Lindberg gärna ger är att koppla det till annan verksamhetsplanering.
– Många knyter årshjulet till kalenderåret, men det finns också de som använder det i sitt arbete kring budgetåret. Det är smart tycker jag, då får man ihop det med den övriga verksamheten och med den ekonomiska planeringen.