Vanliga frågor och svar

Vi har anställt några sommarjobbare hos oss. Måste vi ha ett skriftligt anställningsavtal med dem eller räcker det att vi har kommit överens muntligt om arbete?

Svar

Ett anställningsavtal kan träffas muntligt, skriftligt eller till och med genom att parterna uppträder som om ett avtal förelåg. Kravet är bara att någon utför arbete mot att någon annan betalar lön. Ett muntligt avtal har samma värde som ett skriftligt. Skillnaden är bara att det kan vara svårt att i efterhand bevisa vad ett avtal innehåller om det inte är skriftligt. Lagen om anställningsskydd gäller fullt ut vare sig det är muntligt, skriftligt eller om anställningsavtalet bara uppkommit genom parternas ageranden.

Lagen om anställningsskydd 6 c § innehåller en regel om att arbetsgivaren skriftligt ska informera om anställningsvillkoren inom en månad från att anställningen tillträddes. Är anställningen kortare än tre veckor behöver ingen information lämnas skriftligt. Observera att regeln enbart reglerar en skyldighet att informera om villkoren, det finns inget krav på ett skriftligt avtal.

Observera att Infomedia-och Förpackningsavtalen innehåller bestämmelser om att överenskommelser om tidsbegränsade anställningar ska vara skriftliga.

En av mina anställda kommer ofta för sent till arbetet och missköter också sina arbetsuppgifter. Hen har därför fått en skriftlig varning. Stämmer det att arbetsgivaren har rätt att säga upp en anställd av personliga skäl efter tre skriftliga varningar?

Svar

Nej. Det är en vanligt förekommande missuppfattning att arbetsgivaren har saklig grund för uppsägning av personliga skäl efter tre skriftliga tillrättavisningar (även benämnda varningar).

Frågan om det finns grund för uppsägning är emellertid beroende av många faktorer; företagets storlek, hur allvarlig misskötsamheten är, vad är det för typ av arbete, har den anställde en förtroendeställning, tidigare förseelser, arbetsgivarens tidigare agerande m.m.

Att förlita sig på ett visst antal tillrättavisningar är alltså felaktigt. Den arbetsgivare som resonerar på det sättet riskerar att bryta mot anställningsskyddslagen och därmed att bli skadeståndsskyldig. På Grafiska Företagens hemsida finns blanketter du kan använda om det är aktuellt att utdela en tillrättavisning. Kontakta Grafiska Företagen vid frågor

Jag är VD och står inför en situation där företaget behöver säga upp tre medarbetare på grund av arbetsbrist. Vi är totalt elva anställda inklusive mig själv. Vi är ett litet företag och jag har anställda med kortare anställningstid än andra men som är väldigt viktiga för verksamheten. Har jag möjlighet att göra några undantag?

Svar

Ja, det har du. Bestämmelserna om turordningsregler vid arbetsbrist finns i § 22 LAS där det bland annat framgår att småföretagare kan göra undantag för just nyckelpersoner. Innan turordningen fastställs får en arbetsgivare med högst tio arbetstagare oavsett antalet turordningskretsar undanta högst två arbetstagare som enligt arbetsgivarens bedömning är av särskild betydelse för den fortsatta verksamheten.

Undantaget gäller sammanlagt högst två arbetstagare, dvs. inte två arbetstagare per avtalsområde. Den eller de arbetstagare som undantas har företräde till fortsatt anställning och ska därmed inte tas med på turordningslistan utan får stanna kvar. Vid bedömningen om arbetsgivaren har sammanlagt tio arbetstagare ska man bortse från sådana arbetstagare som är undantagna lagens tillämpning enligt § 1. Det betyder att du i egenskap av företagsledare och VD ska undantas vid sammanräkningen av antalet arbetstagare. Det är förhållandena vid tidpunkten för uppsägningen som är avgörande för beräkningsunderlaget. Samtliga arbetstagare ska medräknas oberoende av anställningsform eller sysselsättningsgrad.

Utgångspunkten är att det är arbetsgivaren som avgör vem som ska undantas och någon överprövning enligt lagen ska inte komma ifråga så länge beslutet baserar sig på uppfattningen att den undantagna arbetstagaren är av särskild betydelse för den fortsatta verksamheten. Däremot kan urvalet och uppsägningen prövas enligt annan lagstiftning tex. diskrimineringslagen.

Vi har en tjänsteman som har blivit omplacerad till en annan tjänst/befattning med en lägre lön i samband med arbetsbrist. Den anställde kräver nu att få behålla den gamla, högre lönen under en period motsvarande uppsägningstiden enligt kollektivavtalet. Har han verkligen rätt till det?

Svar

Inledningsvis kan konstateras att lagen om anställningsskylld i detta sammanhang inte utgör något skydd för befattningen eller anställningsvillkoren, utan syftar till att skydda en fortsatt anställning. I samband med en arbetsbristsituation är du som arbetsgivare skyldig att göra en omplaceringsutredning. Detta krav är kopplat till att en uppsägning enligt lagen om anställningsskydd måste vara sakligt grundad och att saklig grund inte föreligger om det är skäligt att arbetsgivaren omplacerar arbetstagaren.

Medarbetaren som får ett omplaceringserbjudande i denna situation, vilket då måste vara skäligt, har då att ta ställning till om han accepterar detta eller inte.

Om han inte accepterar erbjudandet riskerar han att bli uppsagd pga. arbetsbrist. Men om han accepterar erbjudandet om den nya befattningen och de nya anställningsvillkoren så omregleras anställningsvillkoren från och med den överenskomna tidpunkten.

Lagens regler om uppsägning och uppsägningstider blir då inte tillämpliga i er situation då personen under dessa förutsättningar inte kan anses uppsagd.

Vi var och tittade på en äldre CE-maskin från 2010 som vi tänkte köpa. Vad behöver vi tänka på?

Svar

När du köper en maskin, ny som gammal måste du själv förvissa dig om att den är säker och det räcker således inte med att den är CE-märkt. Maskinen måste uppfylla grundläggande hälso- och säkerhetskrav utifrån maskindirektivet (2006/42/EG gällande). Det är sällan problem när du köper en ny maskin, däremot kan problem uppstå när du köper en begagnad maskin och du behöver hålla koll på när den är tillverkad.

Vi köp av maskin, oavsett om det är en liten handhållen maskin eller större stationära maskiner är det viktigt att kontrollera att all dokumentation följer med och att inga skydd eller säkerhets- och skyddsanordningar är urkopplade eller satta ur spel. Om maskinen har säkerhetsbrister eller att dokumentation saknas hänvisar jag dig till att kontakta leverantören eller tillverkaren för att få dokumentationen och säkerhetsbristerna åtgärdade. Är detta inte möjligt, upphäv köpet.

För att få använda en CE-märkt maskin ställs följande krav:

• Uppfylla de grundläggande hälso- och säkerhetskrav som gällde för den när den släpptes ut på marknaden, till exempel vad gäller skydd, varningsskyltar och bruksanvisning.
• Den ska vara märkt med uppgifter om tillverkare, serie- och typbeteckning och annan nödvändig information, till exempel olika begränsningar som maxvikt och maxhastighet.
• Den ska ha skriftliga upplysningar och varningar på svenska.
• Den ska ha en svensk bruksanvisning som motsvarar originalet.

Checklista vid köp av maskin

1. Kontrollera att maskinen har en CE-märkning.
2. Kontrollera att alla varningsskyltar och skydd sitter kvar efter tillverkarens anvisningar.
3. Kontrollera att det finns dokumentation om försäkran om överensstämmelse.
4. Kontrollera att det följer med en bruksanvisning på svenska.

Tänk på! att om maskinen inte är säker eller att det saknas dokumentation är den i praktiken förbjuden att användas.

Vi har tre motviktstruckar, några ledstaplare samt ett par palldragare. Vi flyttar gods av lite olika storlek, allt ifrån vanliga pallar till transport av dörrar, fönster, block/kolli och material som vi använder i vår produktion.

Svar

Vad som är tillräckligt säkerhetsavstånd beror på en rad olika förhållanden och det finns inga exakta mått kring detta. Du/ni behöver göra en riskbedömning och beakta faktorer såsom trafikmängd, fordonstyp, hastighet, last, sikt och gångtrafik. Ni kommer säkert på ytterligare faktorer som ni bedömer har inverkan på säkerheten i er fabrik.

Ett riktvärde som ni kan förhålla er till är att avståndet bör vara minst 0,9 meter bredare än trucken vid mötande trafik, inklusive last. Vid enkelriktad trafik bör avståndet vara minst 0,6 meter bredare än trucken, inklusive last. Men som nämnts tidigare så beror det på en rad olika faktorer som ni måste ta hänsyn till i ert arbete med riskbedömning och planering.

Förutom säkerhetsmarkering på golvet, så är det lämpligt att montera staket vid speciellt kritiska platser där gångtrafik möter trucktrafik. Många olyckor uppstår när varken truckförare eller gående har en chans att reagera i tid, t.ex. om en person hastigt och oväntat kommer ut från en dörr eller intilliggande områden.

En säker trucktrafik bör kompletteras med trafikregler, skyltar och signaler, samt regler kring användning av t ex mobiltelefon. Och – inte minst – verkar man för en utökad trucksäkerhet genom att bygga upp en säkerhetskultur på företaget, mellan truckförare och övriga i produktionen.

Vi har problem med Facebook och mobiler på arbetstid. Det finns en grupp anställda i produktionen som i princip är uppkopplade hela arbetsdagen vilket gör att även toalettbesök tar lång tid. Kan jag som arbetsgivare förbjuda användning av mobiler under arbetstid?

Svar

Det du beskriver i din fråga känner nog många arbetsgivare igen sig i. Ett flitigt användande av mobilen under arbetstid leder inte bara till produktionsbortfall utan kan dessutom utgöra en säkerhetsrisk, framförallt i verksamheter med tunga maskiner och/eller truckar.

Vi rekommenderar alla företag att upprätta en tydlig skriftlig policy kring användandet av smarta telefoner/mobiltelefoner så att arbetstagarna vet vad som gäller. Upplever arbetsgivaren inte det som ett problem, så kan det räcka med att förklara att mobilen endast får användas på raster men att det är i sin ordning att bära telefonen på sig. Situationer kan ju uppstå där det är viktigt att kunna ringa eller bli nådd.

Om regler eller policy inte hjälper, föreslår vi följande:

• Ge medarbetarna en sista chans att bättra sig.
• Förklara tydligt att om beteendet kvarstår så kommer smarta telefoner/mobiltelefoner inte längre få bäras med under arbetstid utan ska förvaras på särskilt anvisad plats. Den typ av små värdeskåp som man ofta finner i simanläggningar är en lämplig lösning. När det är rast så kan mobilen hämtas ut och det är kanske därför lämpligt att värdeskåpet finns i anslutning till fikarummet.
• Den som väntar på ett viktigt samtal – någon kanske går i väntans tider – kan säga till sin arbetsledare, och då är det givetvis okej att ha med sig mobilen. Tänk på att säkerställa att medarbetarna kan nås, den tryggheten måste alltid finnas.

Om det blir nödvändigt att tillgripa en åtgärd, som innebär att den anställde ska låsa in mobilen under arbetstid; tänk på att du på eget initiativ ska förhandla med berörda fackliga organisationer. Det är en fördel att vara överens om de regler du som arbetsgivare planerar att införa. På så sätt uppnås större förståelse för beslutet.

Företag som är medlemmar i Grafiska Företagens, är bundna av de kollektivavtal som vi träffar. Vi har kollektivavtal med GS-facket, Unionen, Ledarna och Sveriges Ingenjörer. Dessa avtal omfattar alla vid företagen förekommande arbetsuppgifter. Det saknar betydelse huruvida en person är medlem i facket eller inte.

Sålunda omfattas produktionspersonal av Infomedia och/eller Förpackningsavtalet, ekonomipersonal av Tjänstemannaavtalet och arbetsledare av Ledaravtalet generellt sett. Avtalen ska tillämpas på alla som arbetar med arbetsuppgifter som täcks av ett aktuellt kollektivavtal. Tillämpa det avtal som omfattar den anställdes arbetsuppgifter. Om det exempelvis är så att en tryckare är medlem i GS-facket, en är medlem i Unionen och en inte är medlem i något fack alls, så saknar det betydelse. Alla tre omfattas av kollektivavtalets regler.

Dock finns det några undantag vid vissa speciella situationer. Av särskilt intresse här är avtalen om löneförändringar. GS-facket i form av avdelning eller klubb kan bara företräda medlemmar vid förhandlingar om löneförändringar. För de som inte är medlemmar ska arbetsgivaren tillämpa lönebestämmelserna på det sätt som kollektivavtalet stipulerar – men utan förhandling med facket. Detta gäller naturligtvis även de på de andra kollektivavtalens område.

forsaljningsstatistik-kv-2-2020.pdf

Grafiska Företagen har sedan många år tillbaka ett särskilt kollektivavtal tecknat med GS-facket om just städarbete som utförs i egen regi och med egen anställd personal. Avtalet kallas Städavtalet och har samma löptider som Infomedia- och Förpackningsavtalen.

Infomedia- eller Förpackningsavtalet, utgör stommen för städavtalet. De allmänna anställningsvillkoren i Infomedia- eller Förpackningsavtalet gäller för anställd städpersonal. Städavtalet kompletterar anställningsvillkoren med bland annat lönegruppering och avlöningsbestämmelser specifikt för städpersonalen. Lönenivåerna i Städavtalet uppräknas normalt med ledning av de avtalsmässiga lönehöjningarna i Infomediaavtalet.

Utmärkande för Städavtalet är indelningen av städarbete i olika grupper. De avtalade timlönerna och penningfaktorerna varierar således beroende på vilken typ av städarbete det rör sig om på det specifika företaget. Grupp 1 innebär till exempel normalt förekommande städning av kontor och industrilokaler, medan grupp 3 bland annat handlar om fönsterputsning och arbete på högre höjd än tre meter över golvytan.

Ett kollektivavtal är ett skriftligt avtal mellan två parter som kan vara ett företag eller en arbetsgivarorganisation på den ena sidan och en arbetstagarorganisation på den andra. Detta innebär att en enskild arbetstagare aldrig kan vara part i ett kollektivavtal. Ett anställningsavtal är således inte ett kollektivavtal, men innehållet i anställningsavtalet kan vara delar av ett kollektivavtal.

Kollektivavtalet skall avse frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och reglerar till exempel anställningsvillkor. Dessa villkor kan dock i och för sig avse en enskild arbetstagare. Den praktiska innebörden av ett kollektivavtal är att reglerna i avtalet blir bindande för företaget och de anställda och att fredsplikt råder under avtalets giltighetstid.

Konsekvensen för ett företag som är bundet av ett kollektivavtal är att man alltså måste tillämpa avtalets bestämmelser. Detta gäller också för alla anställda, även för de anställda som inte är medlemmar i någon facklig organisation alls eller som är medlemmar i en annan facklig organisation än den som tecknat kollektivavtalet.

Således kan ett företag inte bara ge medlemmarna i GS-facket arbetstidsförkortning, i enlighet med kollektivavtalet, medan de icke organiserade inte får några sådana dagar alls. Företaget kan inte heller vid en lönerevision i enlighet med kollektivavtalet ge de icke organiserade mindre löneökningar eller inga alls bara för att de inte är medlemmar i GS-facket.

Grafiska Företagen tecknar för medlemsföretagens räkning flera kollektivavtal. De avtal som berör flest företag och anställda tecknas med GS-facket, Infomedia-, Förpacknings- och Visbyavtalet, Unionen/Sveriges Ingenjörer avseende Tjänstemannaavtalet och Ledarna för Ledaravtalet.

Medlemskapet i Grafiska Företagen innebär att ditt företag automatiskt är bundet av de centrala kollektivavtal som Grafiska Företagen har med sina motparter. Inom GS-fackets avtalsområde innebär det att du följer Infomediaavtalet, Förpackningsavtalet eller Visbyavtalet beroende på vilken verksamhet du har. För tjänstemännen skall avtalet med Unionen/ Sveriges Ingenjörer tillämpas eller för vissa yrkesgrupper t.ex. arbetsledare Ledaravtalet. Något ytterligare övergripande centralt avtal med de fackliga organisationerna behövs alltså inte för dig som är medlem i Grafiska Företagen.

Genom medlemskap i Grafiska Företagen är du även skyldig att teckna avtalsförsäkringar hos Fora för grafikerna och hos Collectum för tjänstemännen. Dessa försäkringar innebär att du som arbetsgivare skall göra avsättningar till kommande ålderspensioner och att de anställda är särskilt försäkrade vid sjukdom, arbetsskada eller arbetslöshet.

Företag som inte är medlemmar i en arbetsgivarorganisation, men som har personal som är medlemmar i ett fackförbund, får ibland besök av fackförbundet och erbjudande om att teckna avtal, ett så kallat hängavtal. Om företaget inte vill skriva något hängavtal med den aktuella fackliga organisationen, så kan facket vidta stridsåtgärder för att få till stånd ett avtal.

Ett hängavtal innebär att företaget förbinder sig att följa det centrala avtalet som gäller anställda inom det aktuella avtalsområdet. Företag som tecknar hängavtal förbinder sig även att betala avtalsenliga försäkringar för de anställda. Vissa försäkringar gäller även för så kallade hängavtalsföretag, t.ex. omställningsavtalet för tjänstemän (TRR) eller omställningsstödet för LO-medlemmar (TSL). Kostnaderna för dessa omställningsförsäkringar blir i regel dubbelt så höga för hängavtalsföretag som för företag som är medlem i en arbetsgivarorganisation.

Som medlem i Grafiska Företagen får du, förutom dessa kostnadsbesparingar, även bland annat kostnadsfri rådgivning i arbetsgivarfrågor, företrädarhjälp vid tvister och förhandlingar samt löpande information om nya lagar, regler och annan viktig branschfakta.

Efter Rysslands invasion av Ukraina har intresset för det svenska civilförsvaret ökat markant och vi får bland annat frågor om en arbetstagare har rätt till ledighet för att genomgå grundutbildning inom hemvärnet. Så vad gäller för ledighet?

Svar

Hemvärnets grundutbildning är en så kallad frivilligutbildning och berättigar därmed inte ledighet. Arbetsgivaren kan givetvis bevilja ledighet för frivilligutbildningar, vilket säkert många upplever som angeläget under rådande omständigheter, men någon skyldighet föreligger således inte.

Notera dock att de medborgare som efter genomgången grundutbildning skriver kontrakt med hemvärnet därmed kommer att ingå i totalförsvaret och för totalförsvarets utbildningar och övningar föreligger inte bara rätt till ledighet utan också plikt att delta. Detsamma gäller såklart för de som sedan tidigare är aktiva och har ett skrivet kontrakt med hemvärnet.

Det finns ett regelverk i våra kollektivavtal som reglerar när och hur mycket en medarbetare får arbeta övertid. Reglerna skiljer sig lite åt mellan de olika kollektivavtalen så rådet är att alltid titta i det aktuella kollektivavtalet för att se vad som gäller. Men det som är gemensamt och gäller alla är att övertid ska vara beordrad av arbetsgivaren i förväg eller godkänt i efterhand. En medarbetare kan alltså inte själv bestämma sig för att jobba övertid om det inte är avstämt med chefen och sedan vilja ha ersättning för detta arbete.

Det är såklart positivt med lojala medarbetare som ser att extra arbete behöver utföras och då ser till att utföra det. Men det är viktigt att man har en dialog om detta innan det ställs på sin spets så inga oklarheter råder om ersättning för arbetet. Generellt kan man också säga att det är bra om en arbetsgivare säger till om övertidsarbete i god tid så att medarbetaren får möjlighet att planera sina privata åtaganden och förbereda sig på övertidsarbetet.

Om det är en tjänsteman som avtalat bort sin rätt till särskild övertidsersättning så ingår det i avtalet att medarbetaren själv bedömer när det behövs arbeta övertid och då utgår det ingen extra ersättning. Men även för denna kategori av medarbetare går det att beordra övertid utan extra ersättning om arbetsgivaren ser att det är nödvändigt.

Vi sitter i löneförhandlingar med GS-klubben och kan inte enas om fördelningen. GS-klubben kräver dessutom att företaget redovisar de oorganiserades löner. Vem bestämmer om själva fördelningen och måste vi verkligen redovisa de oorganiserades löner?

Svar

De löneökningar som ska utgå enligt det centrala kollektivavtalet består av ett löneutrymme som är uppdelat i två delar. En del ska läggas ut i form av en individgaranti för alla arbetstagare medan resterande del ställs till de lokala parternas förfogande att fördela ut enligt de lönesättningsprinciper som framgår av kollektivavtalet. Det finns två olika varianter av löneavtal beroende på om ni har förhandlat fram ett lokalt lönesystem eller inte.

I de företag där lokala parter har kommit överens om ett lönesystem gäller alternativ 1 i kollektivavtalet, vilket innebär att individgarantin är lägre varvid den individuella potten blir större. Givet att ni har ett lokalt lönesystem ska enbart en pott bildas som omfattar såväl organiserade som oorganiserade, vilket skapar ett bättre utrymme för fördelning av den individuella potten.

Vid avsaknad av ett lokalt lönesystem gäller alternativ 2. I dessa fall ska GS-medlemmarna ha sin del av potten och oorganiserade sin del av potten, om ni inte kommer överens om annat.
Avslutas förhandlingen i oenighet bestämmer du som arbetsgivare hur fördelningen av den individuella potten ska fördelas. Viktigt är dock att potten inte är lägre än vad som är framförhandlat. Vidare har GS möjlighet att vid oenighet påkalla central förhandling inom fyra veckor. Vid oenighet måste företaget således avvakta tills denna tidsfrist löpt ut innan den nya lönen betalas ut.

Skulle även den centrala förhandlingen avslutas i oenighet kommer den individuella potten att bli betydligt lägre och den generella individgarantin mycket högre. Har ni ett lokalt lönesystem förändras inte förhållandet mellan individgaranti och individuell pott vid en central förhandling.
I samband med den lokala löneförhandlingen har ni som företag en skyldighet att gentemot GS redovisa löner och föreslagna påslag avseende deras medlemmar. Vad gäller icke-medlemmar finns ingen skyldighet att redovisa eller lämna ut löneuppgifter till arbetstagarorganisationen. Däremot har GS rätt att bevaka och kontrollera att kollektivavtalet efterlevs. För att kunna utöva denna kontroll krävs att företaget redovisar samtliga löner, dvs. även de oorganiserades.

Vår rekommendation är att de oorganiserades personuppgifter och löner avidentifieras så att det inte går att koppla lön till person. Om detta inte är möjligt, för att ni exempelvis har för få anställda, kan man presentera fördelningen i en klumpsumma för att på så sätt visa att löneökningarna har skett enligt kollektivavtalet.

Löneförhandlingarna ska vara klara senast den 30 april och de nya lönerna ska betalas ut vid nästkommande ordinarie löneutbetalning om inte de lokala parterna enats om annat.

För mer personlig rådgivning kontakta gärna Grafiska Företagen på 08-762 79 70 för mer detaljerad rådgivning kring löner.

Innan arbetsgivaren beslutar om viktigare förändring av sin verksamhet ska denne på eget initiativ förhandla med en arbetstagarorganisation i förhållande till vilken denne är bunden av kollektivavtal. Förhandlingsskyldighet föreligger också innan arbetsgivaren beslutar om viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållandena för arbetstagare som tillhör organisationen.

Vid förhandlingen presenterar arbetsgivaren sitt förslag till beslutsunderlag och facket ska ges möjlighet att bemöta arbetsgivarens förslag till beslut. När förhandlingsskyldigheten är uppnådd avslutas förhandlingen. Det finns inget krav på att förhandlingen ska avslutas i enighet.

Om förhandlingen avslutas i oenighet har facket sju kalenderdagar på sig att kalla till central förhandling enligt förhandlingsordningen i Utvecklingsavtalet. Företaget måste då avvakta med att verkställa sitt beslut till dess att förhandlingen har genomförts eller att dessa sju dagar har passerat. Det går bra att redan vid den lokala förhandlingen efterhöra om facket har för avsikt att påkalla central förhandling. Vid den centrala förhandlingen medverkar de centrala parterna dvs Grafiska Företagen och GS-facket centralt.